Check-in là gì?
Check-in là quy trình thực hiện việc đăng ký, xác nhận để khách được lưu trú trong khách sạn. Công việc check-in này được thực hiện tại quầy lễ tân khách sạn. Thủ tục check-in khách sạn sẽ không giống nhau hoàn toàn ở tất cả các bước mà sẽ có sự thay đổi cho thích hợp với từng đối tượng khách.
Khách sạn quy định rõ ràng về quy trình check-in đúng chuẩn cho khách
(Ảnh: Nguồn Internet)
(Ảnh: Nguồn Internet)
Thủ tục check-in khách sạn
Check-in cho khách lẻ
- Chào khách: “Chào mừng quý khách đã đến khách sạn (tên khách sạn). Tôi có thể giúp gì cho quý khách” hoặc “Chào mừng quý khách đã đến khách sạn… Quý khách có muốn làm thủ tục nhận phòng không?” Nếu đó là khách quen thì bạn phải gọi tên khách.
- Nhận hộ chiếu và chứng minh thư của khách
- Tìm hiểu thông tin đặt phòng trên máy tính
- Hoàn thành phiếu đăng ký: Yêu cầu khách điền thông tin vào phiếu đăng ký in sẵn. Chỉ cho khách những phần thông tin cần bổ sung.
- Phân phòng: Nhập các yêu cầu đặc biệt của khách vào PMS (phần mềm quản lý khách sạn)
- Thông báo các dịch vụ của khách sạn có liên quan như dịch vụ kèm theo trên phòng và chương trình khuyến mại mà khách sạn đang áp dụng
- Giao chìa khóa cho khách hàng, giải thích cách dùng chìa khóa và thông báo về quy định mất chìa khóa phòng
- Chúc khách hàng có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo bộ phận Bellman đưa khách lên phòng
Check-in cho khách vãng lai
- Chào đón khách (tương tự)
- Xác nhận thời gian lưu trú: Hỏi khách về ngày đi, số khách, số phòng cần thiết và nhập dữ liệu vào PMS
- Xác định tên khách để gọi tên khách khi tiếp tục trò chuyện
- Nhắc lại các yêu cầu về đặt phòng
- Xác định tình trạng phòng cho khách
- Hỏi khách có muốn làm thủ tục nhận phòng ngay không
- Hoàn thiện các thủ tục giấy tờ
- Check-in cho khách đoàn
- Nhận thông tin về đoàn khách: Đọc kỹ các chỉ dẫn về đoàn khách trên phiếu thông tin và kiểm tra chi tiết trên PMS, bao gồm danh sách xếp phòng, giờ đến, các khách VIP, loại phòng đã đặt, yêu cầu đặc biệt, tên trưởng đoàn…
Tùy vào đối tượng khách hàng mà lễ tân áp dụng quy trình check-in phù hợp
(Ảnh: Nguồn Internet)
(Ảnh: Nguồn Internet)
Check-in cho khách VIP
- Kiểm tra báo cáo về khách VIP: Biết khách VIP sắp đến, đang ở và sắp đi trong ca làm việc của bạn. Đọc các ghi chú đặc biệt cẩn thận.
- Bố trí phòng theo đúng sở thích của khách
- Thông báo cho các bộ phận khác về khách VIP
- Chuẩn bị đầy đủ tất cả giấy tờ cần thiết để khách chỉ cần điền vào phiếu
- Thông báo cho Tổng giám đốc, Giám đốc quan hệ khách hàng và Giám đốc trực để tháp tùng cho khách về tận phòng
- Bố trí phòng: Bố trí phòng theo thông tin sẵn có bằng việc thông báo cho bộ phận Buồng phòng danh sách xếp phòng và Bellman để mang hành lý lên cho khách
- In phiếu đăng ký và chuẩn bị chìa khóa
- Kiểm tra các thông tin liên hệ của đoàn, trưởng đoàn và hướng dẫn viên, có yêu cầu báo thức không, giờ khởi hành…
