Quy Trình Và Thủ Tục Check-out Cho Khách Tại Khách Sạn

Mọi quy trình hoạt động của bộ phận lễ tân đều có tầm ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của khách sạn, đặc biệt là quy trình làm thủ tục check-out cho khách. Đây là một trong những quy trình dịch vụ quan trọng hàng đầu vì ảnh hưởng đến doanh thu của khách sạn. Do đó, lễ tân khách sạn phải thực hiện đúng theo yêu cầu khách sạn đưa ra.

Quy trình làm thủ tục nhận phòng 

Quy trình làm thủ tục nhận phòng (check-in) là việc xác nhận những thủ tục cần có để hợp pháp hóa việc khách đến lưu trú tại khách sạn. Trước khi bắt đầu quy trình này, lễ tân phải thực hiện các thủ tục như: chuẩn bị phòng, kiểm tra phòng, các giấy tờ liên quan.
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, lễ tân thực hiện quy trình check-in theo các bước sau đây:

• Chào hỏi khách hàng và tham khảo yêu cầu khách hàng
• Mượn giấy tờ của khách liên quan đến thủ tục nhận phòng
• Mời khách hàng ngồi dùng trà và chờ đợi trong quá trình nhập thông tin khách trên hệ thống
• Thông báo cho các bộ phận liên quan để chào đón và chuẩn bị phòng cho khách
• Nhập thông tin trên hệ thống, chuẩn bị chìa khóa phòng
• Xác nhận các thông tin với khách hàng: xác nhận thông tin về giá phòng, ăn sáng, loại phòng, số ngày ở, cách thanh toán
• Thông báo các dịch vụ của khách sạn có liên quan: dịch vụ kèm theo trên phòng và chương trình khuyến mại mà khách sạn đang áp dụng
• Xin chữ ký khách hàng và địa chỉ liên hệ vào phiếu đăng ký
• Giao chìa khóa cho khách hàng và thông báo về quy định mất chìa khóa phòng
• Chúc khách hàng có kỳ nghỉ vui vẻ thông báo bộ phận Hành lý đưa khách lên phòng

Quy trình làm thủ tục check-in thể hiện sự chuyên nghiệp của lễ tân 

Quy trình làm thủ tục trả phòng 

Quy trình làm thủ tục trả phòng (check-out) là quá trình thanh toán tiễn khách khi họ đã hết thời hạn lưu trú tại khách sạn. Lễ tân thực hiện quy trình check-out theo các bước sau đây:

• Chào hỏi và tham khảo yêu cầu khách hàng
• Hỏi số phòng của khách hàng và xác nhận lại thông tin trên hệ thống để đảm bảo sự chính xác
• Xin lại chìa khóa phòng của khách hàng
• Thông báo bộ phận Buồng kiểm tra phòng và các dịch vụ khách hàng đã sử dụng
• Xác nhận với khách hàng về các dịch vụ mới phát sinh trong phòng: mini-bar…
• Giao hoá đơn thanh toán cho khách hàng và xác nhận lại các dịch vụ
• Xác nhận hình thức thanh toán
• Thanh toán hóa đơn
• Gửi lại 1 bản hóa đơn cho khách hàng
• Hỏi thăm khách hàng có hài lòng hay thắc mắc về dịch vụ khách sạn không
• Tham khảo các yêu cầu đặc biệt của khách hàng 
• Cảm ơn khách hàng và chúc khách hàng có chuyến đi vui vẻ

Quy trình làm thủ tục check-out đòi hỏi tính chính xác và kỹ lưỡng tuyệt đối

Khách hàng khi đến lưu trú tại khách sạn rất chú trọng thái độ phục vụ của nhân viên lễ tân, nhất là trong nghiệp vụ làm thủ tục check-in và check-out. Đặc biệt đối với quy trình check-out, lễ tân phải thực hiện lỹ lưỡng để không xảy ra bất kỳ sơ suất nào. Điều này giúp khách hàng thấy sự chuyên nghiệp của bộ phận Lễ tân nói riêng và toàn khách sạn nói chung.

Tìm Hiểu Quy Trình Check In Tại Khách Sạn

Lễ tân làm việc tại khách sạn bắt buộc phải nắm rõ quy trình check-in cho khách. Quy trình này có những yêu cầu chuyên biệt nhằm đảm bảo việc chào đón và sắp xếp phòng cho khách diễn ra hoàn hảo nhất. Hơn nữa, quy trình check-in đúng chuẩn còn giúp quản lý hồ sơ, thủ tục và doanh thu của khách sạn hiệu quả hơn. Hãy cùng tìm hiểu quy trình check-in đúng chuẩn tại khách sạn là như thế nào trong bài viết dưới đây.

Check-in là gì?

Check-in là quy trình thực hiện việc đăng ký, xác nhận để khách được lưu trú trong khách sạn. Công việc check-in này được thực hiện tại quầy lễ tân khách sạn. Thủ tục check-in khách sạn sẽ không giống nhau hoàn toàn ở tất cả các bước mà sẽ có sự thay đổi cho thích hợp với từng đối tượng khách.

Khách sạn quy định rõ ràng về quy trình check-in đúng chuẩn cho khách
(Ảnh: Nguồn Internet)

Thủ tục check-in khách sạn

Check-in cho khách lẻ

• Chào khách: “Chào mừng quý khách đã đến khách sạn (tên khách sạn). Tôi có thể giúp gì cho quý khách” hoặc “Chào mừng quý khách đã đến khách sạn… Quý khách có muốn làm thủ tục nhận phòng không?” Nếu đó là khách quen thì bạn phải gọi tên khách.
• Nhận hộ chiếu và chứng minh thư của khách
• Tìm hiểu thông tin đặt phòng trên máy tính
• Hoàn thành phiếu đăng ký: Yêu cầu khách điền thông tin vào phiếu đăng ký in sẵn. Chỉ cho khách những phần thông tin cần bổ sung.
• Phân phòng: Nhập các yêu cầu đặc biệt của khách vào PMS (phần mềm quản lý khách sạn)
• Thông báo các dịch vụ của khách sạn có liên quan như dịch vụ kèm theo trên phòng và chương trình khuyến mại mà khách sạn đang áp dụng
• Giao chìa khóa cho khách hàng, giải thích cách dùng chìa khóa và thông báo về quy định mất chìa khóa phòng
• Chúc khách hàng có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo bộ phận Bellman đưa khách lên phòng

Check-in cho khách vãng lai

• Chào đón khách (tương tự)
• Xác nhận thời gian lưu trú: Hỏi khách về ngày đi, số khách, số phòng cần thiết và nhập dữ liệu vào PMS
• Xác định tên khách để gọi tên khách khi tiếp tục trò chuyện
• Nhắc lại các yêu cầu về đặt phòng
• Xác định tình trạng phòng cho khách
• Hỏi khách có muốn làm thủ tục nhận phòng ngay không
• Hoàn thiện các thủ tục giấy tờ
• Check-in cho khách đoàn
• Nhận thông tin về đoàn khách: Đọc kỹ các chỉ dẫn về đoàn khách trên phiếu thông tin và kiểm tra chi tiết trên PMS, bao gồm danh sách xếp phòng, giờ đến, các khách VIP, loại phòng đã đặt, yêu cầu đặc biệt, tên trưởng đoàn…

 Tùy vào đối tượng khách hàng mà lễ tân áp dụng quy trình check-in phù hợp
(Ảnh: Nguồn Internet)

Check-in cho khách VIP

• Kiểm tra báo cáo về khách VIP: Biết khách VIP sắp đến, đang ở và sắp đi trong ca làm việc của bạn. Đọc các ghi chú đặc biệt cẩn thận.
• Bố trí phòng theo đúng sở thích của khách
• Thông báo cho các bộ phận khác về khách VIP
• Chuẩn bị đầy đủ tất cả giấy tờ cần thiết để khách chỉ cần điền vào phiếu
• Thông báo cho Tổng giám đốc, Giám đốc quan hệ khách hàng và Giám đốc trực để tháp tùng cho khách về tận phòng
• Bố trí phòng: Bố trí phòng theo thông tin sẵn có bằng việc thông báo cho bộ phận Buồng phòng danh sách xếp phòng và Bellman để mang hành lý lên cho khách
• In phiếu đăng ký và chuẩn bị chìa khóa
• Kiểm tra các thông tin liên hệ của đoàn, trưởng đoàn và hướng dẫn viên, có yêu cầu báo thức không, giờ khởi hành…

Xem Thêm: Quy Trình Đón Tiếp Khách Của Lễ Tân Chuẩn Khách Sạn

Các Bước Phục Vụ Trong Nhà Hàng

Thực khách khi đến nhà hàng sẽ được đón tiếp và phục vụ theo đúng quy trình để mang đến sự đồng bộ, chuyên nghiệp và chu đáo nhất. Người đảm nhận quy trình này không ai khác là nhân viên phục vụ. Họ sẽ thực hiện thuần thục các bước đúng theo quy trình mà nhà hàng quy định. Các  bước đó là gì và thứ tự thực hiện ra sao? Hãy cùng hocquanlynhahangkhachsan.blogspot.com tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Bước 1: Chuẩn bị trước khi thực khách đến nhà hàng

• Vệ sinh sạch sẽ khu vực khách dùng bữa.
• Sắp xếp bàn ghế, khăn trải bàn, bình hoa đúng vị trí theo tiêu chuẩn nhà hàng.
• Chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ phục vụ ăn uống cho thực khách.
• Kiểm tra và nắm rõ danh sách khách hàng đã đặt bàn, vị trí ngồi của khách hàng đó.
• Kiểm tra toàn bộ cơ sở vật chất của nhà hàng, đảm bảo mọi thứ đều đạt tiêu chuẩn để sẵn sàng đón tiếp khách. 

Bước đầu tiên nhân viên cần chuẩn bị công cụ dụng cụ thật kỹ lưỡng

Bước 2: Đón tiếp thực khách đến nhà hàng

a) Chào khách và tiến hành xác nhận đặt bàn

• Đầu tiên, khi khách đến, nhân viên Phục vụ phối hợp với Lễ tân chào đón khách bằng ngôn ngữ thích hợp theo tiêu chuẩn của nhà hàng.
• Bắt đầu hỏi khách về vấn đề đặt bàn, có bao nhiêu người cùng dùng bữa tối tại nhà hàng, có muốn ngồi ở phòng đặc biệt, phòng dành cho người hút thuốc hay không...

b) Hướng dẫn khách đến vị trí ngồi ưng ý

• Tiến hành hướng dẫn khách về vị trí ngồi theo mong muốn của khách bằng bàn tay với các ngón tay khép lại, hướng thẳng bàn tay về vị trí bàn.
• Nhân viên Phục vụ giữ khoảng cách lịch sự với khách, nên đi trước khách từ 1 - 1,5 mét.
• Khi đã tới vị trí bàn, nhân viên Phục vụ giới thiệu đây là bàn của khách.

Bước 3: Mời khách ngồi vào bàn và bắt đầu giới thiệu thực đơn

a) Kéo ghế mời khách ngồi và tiến hành trải khăn ăn cho khách

• Kéo ghế nhẹ nhàng để khách ngồi, không gây tiếng động lớn gây ồn xung quanh. Lưu ý ưu tiên mời phụ nữ, người lớn tuổi và trẻ em trước.
• Tiến hành trải khăn ăn cho khách, nếu khách thưởng thức bữa ăn kiểu à la carte thì nhân viên Phục vụ trả khăn ăn vào lòng khách, nếu khách ăn kiểu buffet thì gấp khăn ăn thành hình tam giác rồi để bên trái vị trí ngồi của khách.

b) Giới thiệu thực đơn phục vụ tại nhà hàng

• Nhân viên Phục vụ đưa thực đơn vào chính diện của khách bằng tay phải, nghiêng thân mình khoảng 30 độ.
• Lùi về đứng phía sau khác khoảng 1,5 mét và đợi khách chọn món.
• Nếu khách có yêu cầu được tư vấn món ăn thì tiến hành giới thiệu cho khách dựa trên sở thích và chi phí mà khách đưa ra. 

Ở bước ghi nhận order, nhân viên phải hết sức cẩn thận

c) Ghi nhận order của khách

• Điền thông tin món ăn khách chọn vào phiếu order.
• Xin ý kiến của khách về cách chế biến món ăn: Bình thường, ít cay hay cay nhiều, chín tái hay chín toàn bộ,...
• Lặp lại order cho khách một lần nữa để đảm bảo không sai sót.
• Cảm ơn khách, nhận lại thực đơn và chuyển order cho bộ phận bếp hay bar và thu ngân.

Bước 4: Phục vụ món ăn cho thực khách

• Mang khay thức ăn ra cho khách theo đúng quy trình phục vụ bàn tại nhà hàng.
• Mời khách thưởng thức bữa ăn, chúc khách ngon miệng.
• Đứng ở vị trí thích hợp và dễ dàng để khách nhìn thấy nhằm phục vụ khách nhanh chóng khi khách có yêu cầu.

Bước 5: Thanh toán, tiễn khách và dọn dẹp bàn ăn

• Thanh toán: Báo với thu ngân tiến hành thanh toán và đưa hóa đơn khi thấy khách dùng bữa xong và có nhu cầu thanh toán. Kẹp hóa đơn vào sổ da lịch sự, đựng trong khay và đem ra cho khách thanh toán.
• Tiến khách: Cảm ơn khách đã đến dùng bữa tại nhà hàng. Chào tạm biệt và hẹn gặp lại khách vào lần sau.
• Dọn dẹp: Tiến hành thu dọn rất cả đồ ăn và dụng cụ trên bàn của khách. Dọn dẹp vệ sinh khu vực bàn và chỗ ngồi sạch sẽ. Sắp xếp, bố trí lại bàn mới để tiếp tục đón khách tiếp theo.

Xem thêm: Quy Trình Phục Vụ À La Carte Trong Nhà Hàng

Quy Trình Đón Tiếp Khách Của Lễ Tân Chuẩn Khách Sạn

Đón tiếp khách khi đến với khách sạn là quy trình lễ tân cần nắm vững vì đó là một phần cơ bản trong công việc hằng ngày của Lễ Tân. Các bước đón tiếp khách gồm những gì và cần tiến hành ra sao cho đúng chuẩn? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết sau.

Bước 1: Chào đón khách

Để khách có ấn tượng ban đầu tốt về khách sạn, nhân viên lễ tân phải luôn tươi cười khi chào đón khách.

Lễ tân nên luôn nở nụ cười trên môi (Nguồn ảnh: Internet)

Bước 2: Xác nhân việc đặt phòng trước của khách

• Hỏi tên khách và tìm hồ sơ đăng ký khách đã chuẩn bị trước
• Xác định lại các thông tin và loại phòng của khách
• Hỏi xem khách có muốn thay đổi gì không? (gợi ý để bán phòng có mức giá cao hơn)
• Tiến hành làm thủ tục đăng ký cho khách
• Nhận yêu cầu của khách 
• Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn 

Bước 3: Làm thủ tục đăng ký lưu trú cho khách

• Mượn giấy tờ tuỳ thân của khách
• Điền thông tin vào các loại phiếu trong hồ sơ đăng ký của khách 
• Lấy chữ ký của khách vào phiếu đăng ký

Bước 4: Xác nhận phương thức thanh toán của khách

• Xác định giá phòng với khách
• Xác định đối tượng thanh toán và phương thức thanh toán

a) Thanh toán bằng tiền mặt

Nếu khách thanh toán bằng tiền mặt, lễ tân yêu cầu khách thanh toán tiền phòng theo quy định của khách sạn

b) Thanh toán bằng thẻ tín dụng

Nếu khách thanh toán bằng thẻ tín dung, lễ tân phải xác định một số thông tin sau:

- Xác nhận khách sạn có chấp nhận loại thẻ đó không?
- Xác định thẻ còn có giá trị sử dụng không?
- Kiểm tra tên khách có giống với tên trên thẻ không?
- Xác định giới hạn thanh toán của thẻ tín dụng đó

c) Thanh toán bằng voucher

Khi nhận voucher của khách, lễ tân cần xem kỹ các thông tin:

- Tên khách hàng
- Giá phòng
- Các dịch vụ ghi trên voucher

Bước 5: Bố trí và giao chìa khoá phòng 

Bám sát quy trình chuẩn giúp thủ tục nhanh gọn hơn (Nguồn ảnh: Internet)

Bước 6: Giới thiệu thông tin về các dịch vụ trong khách sạn

Trước khi khách lên phòng, nhân viên lễ tân cần cung cấp cho khách hàng các thông tin như sau:

- Chính sách ưu đãi khách sạn
- Quy định khách sạn
- Dịch vụ và sản phẩm khách sạn
- Thời gian phục vụ ăn sáng và thời gian trả phòng

Bước 7: Hoàn tất hồ sơ và cập nhật thông tin

• Hoàn tất hồ sơ khách và chuyển cho thu ngân
• Hoàn tất thủ tục đăng ký tạm trú cho khách 
• Nhập dữ liệu về khách để lưu giữ và theo dõi tình trạng phòng 
• Cung cấp thông tin về khách mới đến cho các bộ phận có liên quan để phối hợp phục vụ khách

Trên đây là quy trình đón tiếp lễ tân chuẩn trong khách sạn. Chúc các bạn ứng dụng thành công vào thực tế.

Quy Trình Phục Vụ À La Carte Trong Nhà Hàng

Bạn làm việc trong nhà hàng đã lâu? Bạn đã biết gì về thuật ngữ À la carte và quy trình phục vụ của loại hình này chưa? Bài viết sau đây của hocquanlynhahangkhachsan.blogspot.com sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình phục vụ À la carte tại các nhà hàng quốc tế hiện nay.

Bộ Phận Buồng Trong Khách Sạn Làm Nhiệm Vụ Gì?

“Nhiệm vụ của bộ phận Buồng trong khách sạn là gì?”, đây là kiến thức đầu tiên mà bạn trẻ theo nghề buồng phòng cần phải biết. Buồng phòng khách sạn là bộ phận lớn, có rất nhiều vị trí nhỏ bên trong, giữ chức năng riêng biệt. Hãy cùng hocquanlynhahangkhachsan.blogspot.com tìm hiểu sâu hơn về bộ phận này thông qua vài viết sau nhé.

Nhiệm vụ của bộ phận Buồng trong khách sạn

Đóng góp 60% tổng doanh thu, Buồng phòng nghiễm nhiên là một trong những bộ phận chủ chốt trong khách sạn. Nhiệm vụ của bộ phận này xoay quanh khu vực buồng phòng của khách sạn với các công việc chính như dọn dẹp, giặt ủi, vệ sinh… đảm bảo giấc ngủ ngon cho khách trong quá trình lưu trú.

Buồng phòng là bộ phận quan trọng trong khách sạn

Các vị trí chính thuộc khối Buồng phòng khách sạn

Dọn phòng: dọn dẹp phòng ốc sạch sẽ theo tiêu chuẩn khách sạn, đảm bảo tài sản và sức khỏe cho khách, phát hiện hỏng hóc trong phòng và báo nhân viên sửa chữa, đảm bảo cơ sở vật chất hoạt động tốt…

Giặt ủi: thu gom đồ giặt, vận hành quy trình giặt, ủi tất cả quần áo của khách, các loại khăn ăn, khăn trải bàn của khách sạn và đồng phục của nhân viên…

Nhân viên minibar: kiểm tra, nhập liệu tiêu dùng minibar của khách, thay thế đồ ăn, thức uống hết hạn sử dụng, đảm bảo lượng lưu kho đủ số lượng phục vụ khách hàng, tiếp nhận và chuyển đồ minibar theo yêu cầu…

Nhân viên dọn dẹp công cộng: đảm bảo tác phong, đồng phục theo tiêu chuẩn, dọn dẹp sạch sẽ khu vực công cộng, phối hợp với bảo vệ, lễ tân trong việc xử lý đồ khách để quên, hỗ trợ khách khi có yêu cầu...

Nhân viên cắm hoa: kiểm tra các yêu cầu cắm hoa trong ngày, chuẩn bị hoa theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng hoa cắm các khu vực trong khách sạn, bảo quản đồ nghề phục vụ cắm hoa…
Nhân viên làm vườn: chăm sóc cây cảnh trong khuôn viên khách sạn, cắt tỉa cây xanh, đảm bảo tính thẩm mỹ…

Trên cấp nhân viên sẽ là cấp giám sát và quản lý như Trưởng phòng Housekeeping, Giám sát giặt là, Giám sát tầng, Trưởng bộ phận dọn dẹp công cộng, Trợ lý trưởng phòng Housekeeping…

Trở thành nhân viên buồng phòng chuyên nghiệp với khóa học ngắn hạn

Nghề buồng phòng giàu tiềm năng vì có nhu cầu tuyển dụng cực cao hiện tại. Muốn trở thành nhân viên buồng phòng chuyên nghiệp ở khách sạn lớn, trước hết bạn phải có kiến thức và kỹ năng. Khóa học Nghiệp Vụ Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn với tín chỉ Quản trị buồng phòng chính là lựa chọn cho bạn.

Khóa học tập trung phát triển kỹ năng nghiệp vụ nghề của tất cả các vị trí chủ chốt trong nhà hàng, khách sạn, trong đó có các vị trí trực thuộc bộ phận Buồng phòng, trang bị cho học viên kiến thức và kỹ năng cần có để tự tin khi ứng tuyển, làm việc tại các khách sạn quốc tế.

Học viên trong buổi thực hành tại lớp

Bên cạnh đó, khóa học còn bổ sung kiến thức quản trị chiến lược như quản trị chất lượng dịch vụ, quản trị cơ sở vật chất, quản trị nhân sự… để hỗ trợ phát triển kinh doanh hiệu quả.

Học viên hoàn toàn có thể an tâm dưới sự giảng dạy của đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm, đang đảm nhiệm vị trí chủ chốt trong các tập đoàn khách sạn quốc tế. Hơn nữa, cơ sở vật chất tại các phòng học và thực hành luôn được Hướng Nghiệp Á Âu đầu tư hiện đại, giúp các bạn tiếp thu kiến thức hiệu quả nhất.

Hãy đến với Hướng Nghiệp Á Âu để được trang bị kiến thức thực tiễn tốt nhất nhé!

Xem thêm:
Khám Phá Các Loại Phòng Trong Khách Sạn Bằng Tiếng Anh
Duvet Cover – Thuật Ngữ Quen Thuộc Nhân Viên Khách Sạn Cần Biết

Lễ Tân Khách Sạn Làm Những Việc Gì? Công Việc Của Lễ Tân

Nhân viên lễ tân đóng một vai trò hết sức quan trọng, vì họ chính là gương mặt đại diện cho khách sạn. Thế bạn có biết lễ tân làm những công việc gì không? Hôm nay, hocquanlynhahangkhachsan.blogspot.com giới thiệu công việc của họ diễn ra như thế nào. Mời bạn theo dõi nhé.

Nhân viên lễ tân hướng dẫn đầy đủ thông tin giúp khách để đặt phòng (Ảnh: Internet)

1. Giao ca làm việc

- Khi đến nhận ca làm việc, nhân viên lễ tân nhận sổ bàn giao công việc, gồm: đồ đạc, các công việc cần thực hiện cho khách... của ca trước.
- Lễ tân ca sáng thì phải kiểm tra bao nhiêu phòng check out, phòng check in, những phòng nào check in sớm và phòng nào check out trễ. Còn nếu là lễ tân ca chiều thì kiểm tra phòng nào chưa check out hoặc check out trễ.

2. Chuẩn bị trước khi đón khách

- Dựa vào bản danh sách đặt phòng của bộ phận đặt phòng rồi giao nhân viên lễ tân nắm bắt những thông tin của khách để tiện cho việc tiếp đón khách.
- Kiểm tra lại với bộ phận Housekeeping để chắc rằng phòng đã được dọn sạch sẽ.
Đón tiếp khách

• Chào khách kèm với một nụ cười vui vẻ.
• Hỏi khách đã đặt phòng chưa rồi hỏi tên và xác nhận lại trên máy tính. Nếu khách có trong danh sách đặt phòng thì nhắc lại những thông tin về thời gian lưu trú, các dịch vụ mà họ đã đặt để xác nhận lại. Còn nếu không có tên khách trong danh sách thì báo lại với bộ phận đặt phòng để xử lý.
• Khi khách chưa đặt phòng thì nhân viên lễ giới thiệu những phòng còn trống để khách lựa chọn.

Làm thủ tục check in

• Đối với khách Việt, xin chứng minh nhân dân của khách và yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán hết tiền phòng. Nếu do công ty đặt phòng thì khách có thể thanh toán tiền phòng khi khách làm thủ tục check out.
• Đối với khách nước ngoài, nhân viên lễ tân hỏi mượn passport. Đối với trường hợp khách tự thanh toán thì yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán tiền phòng rồi sau đó trả lại passport, nếu khách chưa thanh toán thì giữ lại passport.
• Khi nhận passport hoặc chứng minh nhân dân của khách xếp theo thứ tự phòng hoặc có những đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm hoặc quên trả cho khách.
• Hướng dẫn khách ký vào mẫu đăng ký để xác nhận là khách có ở tại khách sạn.
• Nhắc khách về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn và giao chìa khóa phòng cho Bellman để dẫn khách lên phòng.
• Làm thủ tục check in trên máy và hoàn tất hồ sơ của khách.

3. Khai báo tạm trú cho khách

- Sau khi đã check in khách xong, lễ tân nhập những thông tin cần thiết của khách vào phần mềm tạm trú.
- Đến khoảng 21h, nhân viên lễ tân ca đêm in ra danh sách khách lưu trú trong ngày, kiểm tra lại có bao nhiêu khách nước ngoài, khách Việt, bao nhiêu vợ chồng, khách nam, khách nữ và tổng khách lưu trú để khai báo tạm trú cho khách.

4. Check out cho khách 

Nhân viên lễ tân tiến hành check out cho khách (Ảnh: Internet)

- Khi trả phòng, khách sẽ giao lại chìa khóa phòng cho nhân viên lễ tân.

- Lễ tân liên hệ với bộ phận buồng phòng để kiểm tra khách đồ dùng trong phòng và có dùng gì trong tủ lạnh không. Nếu khách có dùng thì ghi vào cột ghi chú trong danh sách check out và nhập số tiền vào máy. Xác nhận lại những dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

- In hóa đơn, thông báo số tiền cần thanh toán cho và nhận tiền của khách.

- Trả lại chứng minh nhân dân hoặc passport cho khách cho khách

- Chào khách, chúc khách đi may mắn và hẹn gặp lại.

Trên đây là những công việc hàng ngày của nhân viên lễ tân làm gì trong khách sạn. Mong rằng những thông tin bổ ích này sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình làm việc của khách sạn. Ngoài ra, các bạn có thể xem bảng mô tả của công việc lễ tân mà chúng tôi đã chia sẻ trước đó để nâng cao nghiệp vụ của mình.