Nhân viên lễ tân hướng dẫn đầy đủ thông tin giúp khách để đặt phòng (Ảnh: Internet)
1. Giao ca làm việc
- Khi đến nhận ca làm việc, nhân viên lễ tân nhận sổ bàn giao công việc, gồm: đồ đạc, các công việc cần thực hiện cho khách... của ca trước.- Lễ tân ca sáng thì phải kiểm tra bao nhiêu phòng check out, phòng check in, những phòng nào check in sớm và phòng nào check out trễ. Còn nếu là lễ tân ca chiều thì kiểm tra phòng nào chưa check out hoặc check out trễ.
2. Chuẩn bị trước khi đón khách
- Dựa vào bản danh sách đặt phòng của bộ phận đặt phòng rồi giao nhân viên lễ tân nắm bắt những thông tin của khách để tiện cho việc tiếp đón khách.- Kiểm tra lại với bộ phận Housekeeping để chắc rằng phòng đã được dọn sạch sẽ.
Đón tiếp khách
- Chào khách kèm với một nụ cười vui vẻ.
- Hỏi khách đã đặt phòng chưa rồi hỏi tên và xác nhận lại trên máy tính. Nếu khách có trong danh sách đặt phòng thì nhắc lại những thông tin về thời gian lưu trú, các dịch vụ mà họ đã đặt để xác nhận lại. Còn nếu không có tên khách trong danh sách thì báo lại với bộ phận đặt phòng để xử lý.
- Khi khách chưa đặt phòng thì nhân viên lễ giới thiệu những phòng còn trống để khách lựa chọn.
Làm thủ tục check in
- Đối với khách Việt, xin chứng minh nhân dân của khách và yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán hết tiền phòng. Nếu do công ty đặt phòng thì khách có thể thanh toán tiền phòng khi khách làm thủ tục check out.
- Đối với khách nước ngoài, nhân viên lễ tân hỏi mượn passport. Đối với trường hợp khách tự thanh toán thì yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán tiền phòng rồi sau đó trả lại passport, nếu khách chưa thanh toán thì giữ lại passport.
- Khi nhận passport hoặc chứng minh nhân dân của khách xếp theo thứ tự phòng hoặc có những đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm hoặc quên trả cho khách.
- Hướng dẫn khách ký vào mẫu đăng ký để xác nhận là khách có ở tại khách sạn.
- Nhắc khách về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn và giao chìa khóa phòng cho Bellman để dẫn khách lên phòng.
- Làm thủ tục check in trên máy và hoàn tất hồ sơ của khách.
3. Khai báo tạm trú cho khách
- Sau khi đã check in khách xong, lễ tân nhập những thông tin cần thiết của khách vào phần mềm tạm trú.- Đến khoảng 21h, nhân viên lễ tân ca đêm in ra danh sách khách lưu trú trong ngày, kiểm tra lại có bao nhiêu khách nước ngoài, khách Việt, bao nhiêu vợ chồng, khách nam, khách nữ và tổng khách lưu trú để khai báo tạm trú cho khách.
4. Check out cho khách
Nhân viên lễ tân tiến hành check out cho khách (Ảnh: Internet)
- Khi trả phòng, khách sẽ giao lại chìa khóa phòng cho nhân viên lễ tân.
- Lễ tân liên hệ với bộ phận buồng phòng để kiểm tra khách đồ dùng trong phòng và có dùng gì trong tủ lạnh không. Nếu khách có dùng thì ghi vào cột ghi chú trong danh sách check out và nhập số tiền vào máy. Xác nhận lại những dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
- In hóa đơn, thông báo số tiền cần thanh toán cho và nhận tiền của khách.
- Trả lại chứng minh nhân dân hoặc passport cho khách cho khách
- Chào khách, chúc khách đi may mắn và hẹn gặp lại.
Trên đây là những công việc hàng ngày của nhân viên lễ tân làm gì trong khách sạn. Mong rằng những thông tin bổ ích này sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình làm việc của khách sạn. Ngoài ra, các bạn có thể xem bảng mô tả của công việc lễ tân mà chúng tôi đã chia sẻ trước đó để nâng cao nghiệp vụ của mình.
